koučovací technika „Eisenhowerova matice“
Představím ti jednu ze svých nejoblíbenějších koučovacích technik – Eisenhowerovu matici. Traduje se, že ji vymyslel Dwight Eisenhower, bývalý americký prezident a generál NATO. Měl pod palcem nemálo úkolů, a proto uvažoval, jak zorganizovat svůj čas co nejlíp. A vyvinul techniku rozdělování úkolů podle důležitosti a naléhavosti, které dnes přezdíváme Eisenhowerova matice. Tuto techniku používám, když mi klient řekne, že nestíhá, nemá čas, cítí se přetížený a je ve stresu. Technika umožňuje vypořádat se s velkým množstvím úkolů a rozhodnout, kterým činnostem (a jak) se věnovat nejdřív, kterým později a kterým třeba vůbec. Jdeme na to.
Postup techniky
- Začneme nakreslením matice o 4 kvadrantech. A zakreslením dvou os – osy důležitosti a osy naléhavosti.
- Zastavme se u toho, co pro tebe osy znamenají. Sepiš si odpovědi na tyto otázky:
- Co je pro tebe v životě opravdu důležité? S ohledem na tvůj život, kariéru, vztahy, vizi a cíle…
- Čím se vyznačují činnosti, které považuješ za naléhavé?
- Teď si ještě blíž představ jednotlivé 4 kvadranty a opatři je popisky:
- Do 1. kvadrantu patří činnosti důležité a naléhavé. To jsou ty s dnešním či zítřejším termínem, akutní krize a neodkladné problémy. Jsou to činnosti jak důležité, tak naléhavé – proto je třeba se jim věnovat nejlépe hned. Proto 1. kvadrant označ slovy „Udělat hned“.
- Do 2. kvadrantu patří úkoly důležité, ale nenaléhavé. Tento kvadrant by měl hlavně obsahovat činnosti, které ti pomáhají realizovat vizi a plnit dlouhodobé cíle. Ačkoliv to nejsou úkoly naléhavé, je nutné si je naplánovat a dodržet čas jejich splnění, aby se naléhavými nestaly. 2. kvadrant označ jako „Naplánovat“.
- Do 3. kvadrantu budeš vepisovat úkoly, které nejsou důležité, ale jsou naléhavé. Tyto úkoly jsou provozní, každodenní záležitosti, naléhavá vyrušení a příchozí telefonáty. Pokud takové úkoly není možné delegovat na ostatní, neměl bys jim věnovat víc času, než si zaslouží – protože nejsou důležité z hlediska tvých cílů a hodnot. 3. kvadrant označ „Delegovat či odbavit rychleji“.
- Do 4. kvadrantu patří činnosti, které nejsou ani naléhavé, ani důležité. To jsou činnosti, které tě obírají o čas! Sem patří velká spousta zpráv, e-mailů, notifikací sociálních sítí a patří sem i úkoly, které zbržďují naplňování tvé vize a cílů a zabírají místo naléhavějším a důležitějším činnostem. 4. kvadrant proto označ „Nedělat / zatím nedělat“.
- Naše matice pak vypadá takto:
- Ok, pusť se do vyplňování! Přemýšlej nad všemi úkoly/činnostmi, které před tebou leží. Vepiš je do příslušného kvadrantu dle toho, jak je pro tebe daná činnosti důležitá a jak rychle musí být vyřízená. (Pokud se nemůžeš rozhodnout mezi dvěma kvadranty, klidně danou činnost vepiš na jejich pomezí.)
- … o nějaký čas později… Nyní máš matici plnou roztříděných činností, a díky tomu máš (víc) jasno, co je opravdu důležité a naléhavé a co se tak jen tváří. Zkus ještě podtrhnout na závěr činnost/i, které jsou tak důležité, že bez nich nemá splnění ostatních úkolů smysl. To abys neztratil ze zřetele úkol(y) s nejvyšší prioritou.
- Na závěr si polož pár otázek:
- Co nového jsem si uvědomil/a? Co si z této techniky odnáším?
- Co se změnilo v mém prožívání? Jak nyní vnímám svou situaci?
- Jaké budou mé další kroky? Co teď udělám? A kdy?
Můžeš se například zamyslet, kdy naplánuješ činnosti z 2. kvadrantu, kdy odbavíš 1. kvadrant, jak můžeš delegovat / rychleji odbavovat 3. kvadrant, jakými způsoby můžeš docílit, že se budeš míň věnovat činnostem 4. kvadrantu…
Eisenhowerovu matici můžeš použít, kdykoli se cítíš zahlcený/á množstvím činností a chceš být míň pod tlakem a zároveň žít v souladu s tím, co je pro tebe opravdu důležité. Můžeš s ní různě experimentovat, např. vyplnit jednu celkovou matici pro všechny činnosti svého života, nebo vytvářet separátní matice pro různé projekty; pracovní nebo osobní život atd. Máš po vyplnění a zodpovězení otázek víc jasno v tom, co a kdy dělat nebo nedělat a cítíš větší kontrolu nad svou situací a tím i větší klid? Prima!
